L'accueil des nouveaux et le rôle du livret d'accueil
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Ringard ? Indispensable ? Basique ? Fondamental ? Tous ces termes peuvent faire référence au livret d'accueil !
De quoi parle-t-on exactement ? Le Livret d’accueil est un support numérique ou papier qui a pour objectif de présenter la société aux nouveaux collaborateurs en lui fournissant quelques clés sur l’entreprise qu'il vient de rejoindre.
En fonction des entreprises, ce livret peut aller d’une simple présentation de la stratégie ou de son environnement de travail jusqu’à un guide complet de démarrage un peu comme quand vous achetez un nouvel appareil dans lequel il y a toujours un “guide de démarrage rapide”.
Chez Facebook, par exemple ce livret d’Accueil (au format papier) est appelé le “Petit Livre Rouge”, c’est la philosophie globale de l’entreprise qui est mise en avant, la “Mission” de chacun dans sa contribution à rendre un monde meilleur.
Dès la couverture le livret annonce la couleur : Facebook avait une « mission sociale » : « rendre le monde plus ouvert et connecter les gens », Mark Zuckerberg y donne son ambition, à savoir créer un outil qui permette de « Changer la manière dont les gens communiquent pour changer le monde ».
Réalisé 100% en interne, très visuel, le style se concentre sur des mots clés et des citations qui facilitent la lecture. Ce petit “livre rouge” transmet son message résumé en guidelines très simples à retenir, comme celle qui rappelle la responsabilité des employés vis-à-vis des utilisateurs.
« User first » comme on dit dans le jargon.
En résumé, ce livret d’accueil met l’accent sur la philosophie, les grandes directions de l’entreprise mais n’évoque ni le fonctionnement de l’entreprise, ni son histoire. Il se centre exclusivement sur la mission de chaque collaborateur.
Chez Valve (producteur de Jeux-vidéo comme Counter Strike, Team Fortress, Portal, Steam ou Half-Life) son « Handbook for new employees », explique le fonctionnement de ce monde un peu particulier en utilisant les codes graphiques de ses jeux emblématiques. En tant qu’entreprise libérée : pas de manager et beaucoup d’autonomie pour les employés, le but de ce livret est d’aider les nouvelles recrues à penser autrement et travailler de manière « contre-intuitive ». Le livret met l’accent sur les organisations classique des entreprises qui vont à l’inverse de ce que Valve promeut.
On y trouve aussi l’histoire de Valve à travers les différents lancements de ses jeux.
Ainsi en 55 pages (tout de même), Valve met en avant un mot d’accueil, un guide pour le premier mois dans l’entreprise, pour les six premiers mois, le mode de fonctionnement entre collègues, les règles de travail. La fin du livret est consacrée à l’importance du recrutement chez Valve. L’épilogue de ce guide, avant de faire la part belle à un glossaire assez complet (eh oui on oublie souvent que le jargon interne peut complètement perturber les nouveaux collaborateurs) met en avant la réalité du quotidien en assumant ne pas toujours être en parfaite ligne avec la philosophie affichée, on appréciera l’honnêteté jusque boutiste de ce livret.
Ainsi, on peut le voir, même dans les entreprises digitales, le livret d’accueil reste un incontournable.
De facebook qui se concentre uniquement sur la mission des collaborateurs, au livret bien plus détaillé de Valve, le livret d’accueil reste un élément clé pour accueillir convenablement les nouveaux salariés.
Il y des chances que vos salariés ne le retrouvent que le jour de leur départ, cependant, pour les premiers pas dans une entreprise il peut être un support utile pour ne pas se sentir perdu.
En résumé, un bon livret d’accueil devrait inclure :
Une présentation de la société (sa vision, sa mission et son ambition, ainsi que quelques chiffres clés)
Une présentation des différents services de l’entreprise et des membres du Comité de Direction
Le fonctionnement de l’entreprise, sa way of life, pour ne pas faire d’impair et se couler tout de suite dans la philosophie de travail qui est celle de ce nouvel environnement.
Si nécessaire une présentation des outils et comment les faire fonctionner peut éviter bien des freins lors des premiers jours.
On l’a vu avec ces deux exemples, le livret d’accueil reste d’actualité mais est bien loin d’être le seul outil pour un bon onboarding.
En effet, même s’il est indispensable, le livret d’accueil n’est qu’un support, un résumé d’une présentation de la société. Le risque serait donc de faire un beau livret d’accueil et de s’en contenter en pensant qu’avec un tel support l’intégration réussie est garantie ! Grossière erreur !
Il est bien évident qu’en remettant ce livret d’accueil et en s’arrêtant là il y a peu de chance que le nouveau collaborateur puisse devenir opérationnel.
Ainsi pour faire du onboarding un moment clé de réussite pour vos nouveaux collaborateurs pensez bien à :
Supprimer les contraintes administratives pour le candidat
Créer le lien avec le futur collaborateurs AVANT sa prise de poste (envoyer une présentation de la société en amont peut être une bonne pratique)
Avoir rédigé un parcours d’intégration complet sur 3 mois à remettre au collaborateur dès son premier jour
Fêter l’arrivée du nouveau avec toute l’équipe et lui faire comprendre qu’il était attendu (bien évidemment, toutes ses affaires doivent être à son bureau dès le premier jour, ordinateur portable, carte de visite, téléphone, compte mail…)
Faire un point quotidien entre le manager et le nouvel arrivant pendant un mois de 5 min, ceci dans l’objectif de répondre aux moindres questions et de s’assurer de sa bonne intégration
Enfin, faire un bilan à J+30, J+60 et J+90 permettra au collaborateur de remonter toutes ses idées, de donner son regard sur la société et au manager de faire le point sur la progression de ce collaborateur.